ข้อมูลจาก 'แมริออท บอนวอย' เผย 50% ของผู้วางแผนจัดการประชุมในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (ไม่รวมจีน) กลับมาวางแผนการจัดประชุมในรูปแบบปกติที่ผู้เข้าร่วมประชุม มาพบเจอกันอีกครั้ง 45% กังวลเรื่องกฎเกณฑ์ของภาครัฐในการจัดงาน 35% กำลังเรียนรู้เกี่ยวกับการจัดงานในรูปแบบไฮบริด | ที่มาภาพประกอบ: BizBash

ช่วงต้นเดือน ต.ค. 2020 ThaiPR.net รายงานว่าจากการสำรวจเกี่ยวกับการจัดประชุมและอีเวนต์เมื่อเร็ว ๆ นี้ ซึ่งทำขึ้นโดยแมริออท บอนวอย ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ไม่รวมประเทศจีน ระบุได้ว่า:

- 50% ของผู้ตอบแบบสอบถาม มีแผนที่จะจัดงานแบบมีคนเข้าร่วมงานจริง

- 45% ของผู้ตอบแบบสอบถาม กังวลเรื่องกฎเกณฑ์ของภาครัฐในการจัดงาน

- 35% ของผู้ตอบแบบสอบถาม กำลังเรียนรู้เกี่ยวกับการจัดงานในรูปแบบไฮบริด

เมื่อธุรกิจต่างๆ เริ่มปรับตัวเข้ากับชีวิตวิถีใหม่ (new normal) การจัดงานประชุมและอีเวนต์ก็ค่อยๆ กลับมา พร้อมกับหลายตัวแปรที่ต้องนำมาพิจารณา จากการทำสำรวจโดยแมริออท บอนวอย ซึ่งเป็นโครงการของแมริออท อินเตอร์เนชั่นแนล เกี่ยวกับความคาดหมายในการจัดงานประชุมและอีเวนต์ในยุคชีวิตวิถีใหม่ พบว่า ครึ่งหนึ่งหรือ 50% ของผู้ตอบแบบสอบถาม มีแผนเดินหน้าจัดงานในรูปแบบออฟไลน์ หรืองานที่มีคนเข้าร่วมงานตามปกติ อย่างไรก็ตาม พบว่าผู้ตอบแบบสอบถาม 45% ยังคงมีความกังวลอย่างสูงเกี่ยวกับกฎเกณฑ์ต่างๆ ของภาครัฐ และ 30% คำนึงถึงมาตรฐานความปลอดภัยและความสะอาดของสถานที่จัดงาน

จากสำรวจครั้งนี้ มีจำนวนผู้ตอบแบบสอบถามมากกว่า 500 ราย ครอบคลุมผู้วางแผนจัดการประชุมและอีเวนต์ สต๊าฟหรือเจ้าหน้าที่จัดงาน และผู้ที่มีบทบาทเกี่ยวกับการจัดการในหลากหลายอุตสาหกรรม ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก

?เรากำลังอยู่ใน ?โลกใหม่? จากสถานการณ์โรคระบาดที่เกิดขึ้น ซึ่งทำให้เราต้องยกระดับประสบการณ์ที่มอบให้กับลูกค้า ซึ่งมีความแตกต่างกันไปในแต่ละภาคส่วนและแต่ละตลาด? ราจีฟ เมนอน ประธานแมริออท อินเตอร์เนชั่นแนล ภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (ไม่รวมประเทศจีน) กล่าว ?เราพบว่าการท่องเที่ยวเพื่อการพักผ่อนค่อยๆ กลับมา ตามด้วยการเดินทางเพื่อธุรกิจ และการเดินทางแบบกลุ่ม และด้วยคำมั่นสัญญาของเราที่ริเริ่มเกี่ยวกับมาตรการด้านความสะอาด ทำให้เราพร้อมต้อนรับแขกทุกท่านกลับสู่โรงแรมของเราทั่วโลก และมอบสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย สอดคล้องกับระเบียบและกฎเกณฑ์ต่างๆ ของผู้เชี่ยวชาญ สร้างความเชื่อมั่นในการเดินทางและพบปะกับผู้คน?

เนื้อหาใหม่บนแพลตฟอร์มดิจิตัล สำหรับการประชุมและอีเวนต์ เพื่อเป็นการแสดงออกถึงความห่วงใยเหล่านี้ แมริออท อินเตอร์เนชั่นแนล จึงแนะนำเนื้อหาใหม่ผ่านแพลตฟอร์มดิจิทัลสำหรับการจัดประชุมและการจัดอีเวนต์ โดยแพลตฟอร์มนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้รายละเอียด ขั้นตอนต่างๆ และสร้างช่องว่างของจินตนาการใหม่ ซึ่งได้รับการแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านความสะอาด และวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในการช่วยเจ้าภาพผู้จัดงาน และผู้ร่วมงาน วางแผนและจัดการประชุม และพบปะกันด้วยความมั่นใจ สิ่งนี้เกิดขึ้นหลังจากที่บริษัทประกาศมาตรการด้านความสะอาด ตามมาตรฐานสูงสุดจากคณะกรรมการความสะอาดระดับโลก (Global Cleanliness Council) ของแมริออท อินเตอร์เนชั่นแนล

ผู้วางแผนจัดการประชุมสามารถเข้าถึงข้อมูล เนื้อหาใหม่ๆ ที่มีอยู่เป็นจำนวนาก เช่น วิดีโอที่ให้ข้อมูลต่างๆ, เรื่องราวของลูกค้า และแหล่งข้อมูลที่มีการเพิ่มเนื้อหาด้านการออกแบบงานอีเวนต์ให้ประสบความสำเร็จในสถานการณ์ปัจจุบัน

จากการสำรวจพบว่า 70% ของผู้ตอบแบบสอบถาม ยินดีที่จะเลือกจุดหมายปลายทางในประเทศมากกว่า ด้วยกฎระเบียบด้านสุขอนามัยเกี่ยวกับ ?การพบปะติดต่อด้วยความเชื่อมั่น? (Connect with Confidence) ของแมริออท โรงแรมและรีสอร์ทต่างๆ ของแมริออท อินเตอร์เนชั่นแนล ทั่วภูมิภาค ได้นำเสนอโซลูชั่นในการจัดงานในรูปแบบเสมือนจริงสำหรับผู้วางแผนจัดงานอีเวนต์ที่ไม่สามารถเดินทาง หรือไม่ต้องการเดินทาง ด้วยเครื่องมือเหล่านี้ ผู้วางแผนจัดงานประชุมหรืออีเวนต์ ไม่จำเป็นต้องเดินทางมาเพื่อดูสถานที่จัดงาน สำหรับหน้ากากอนามัยและเจลล้างมือจะถูกจัดเตรียมให้พร้อม กรณีผู้จัดงานและผู้ร่วมงานร้องขอ เพื่อลดความกังวลในเรื่องความสะอาด เช่นเดียวกับการเช็กอุณหภูมิร่างกาย ก็จะถูกนำมาใช้กับผู้ร่วมงานทุกคนเมื่อมาถึงสถานที่ประชุม โดยผู้ร่วมงานต้องสวมหน้ากากอนามัย ทั้งนี้ สำหรับการวางแผนจัดงานในรูปแบบเสมือนจริง การปรึกษาด้านต่างๆ รวมถึงการประชุมก่อนการจัดงาน และการลงพื้นที่ดูสถานที่จัดงานจริง สามารถประยุกต์ให้เหมาะสม ซึ่งรวมไปถึงข้อสรุปเกี่ยวกับสุขอนามัยและความปลอดภัย

แต่ละสถานที่สามารถรองรับจำนวนคนได้แตกต่างกัน โดยสามารถจัดที่นั่งในการประชุมแบบยืดหยุ่น ทั้งโต๊ะเก้าอี้ต่างๆ จะถูกจัดวางในระยะห่างที่ปลอดภัยเพื่อให้เป็นไปตามมาตรการรักษาระยะห่างทางสังคม ถ้าเป็นไปได้การประชุมแบบถ่ายทอดสดหรือกึ่งถ่ายทอดสดก็สามารถทำได้เพื่อลดการติดต่อทางสังคม สำหรับมื้ออาหารและการเบรก จะถูกจัดแยกสำหรับการประชุมแต่ละงานไม่ปะปนกัน เพื่อแยกผู้ร่วมงานแต่ละการประชุมออกจากกัน โดยอาหารและเครื่องดื่มมีให้เลือกมากมาย และปรับให้เหมาะสมกับขนาดของกลุ่มที่เข้าร่วมประชุม โดยมีทั้งอาหารแบบแกร็บแอนด์โก เครื่องดื่มบรรจุกระป๋องและขวด รวมถึงอาหารที่เสิร์ฟในจานตามที่ผู้ร่วมงานต้องการ ข้อเสนอที่ยกระดับสำหรับการจัดประชุม และอีเวนต์ ในฐานะหนึ่งในผู้นำของอุตสาหกรรมนี้

ในขณะที่การจัดอีเวนต์แบบพบปะกันนสถานที่จริง ยังเป็นตัวเลือกที่ได้รับความนิยม แต่ 36% ของผู้ตอบแบบสอบถามได้วางแผนจัดงานแบบไฮบริด นั่นหมายถึงมีทั้งแบบพบปะกันจริงและผ่านการถ่ายทอดสดทางออนไลน์ เพื่อให้เข้าถึงผู้เข้าร่วมประชุมมากที่สุด โดยไม่มีสภาพของภูมิศาสตร์เป็นอุปสรรค เพื่อเป็นการสนับสนุนการจัดงานแบบไฮบริดนี้ จึงจำเป็นต้องใช้เครื่องมือเฉพาะทาง และให้ความใส่ใจในรายละเอียด โดยสถานที่ของแมริออท อินเตอร์เนชั่นแนล ส่วนใหญ่ติดตั้งเทคโนโลยีที่จำเป็น และมีพนักงานที่มากประสบการณ์ประจำการ เพื่อช่วยเพิ่มศักยภาพการจัดงานในรูปแบบไฮบริดให้แก่ผู้จัดงาน โดยงานอีเวนต์ที่จัดในโรงแรมสามารถ สามารถสร้างบรรยากาศที่สมดุลให้ทั้งผู้ร่วมงานที่อยู่ในสถานที่จริง และผู้ร่วมงานทางออนไลน์ โดยพนักงานของเราสามารถช่วยเหลือสิ่งที่ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และทำให้มั่นใจได้ว่างานจะดำเนินไปได้อย่างราบรื่น